Accompagner ses collaborateurs : comment recadrer, féliciter et motiver ?

Un bon manager doit savoir accompagner ses collaborateurs vers l’autonomie et la performance.

Il est donc important de rappeler le cadre, mais également de créer du lien et de la confiance avec ses équipes. Cela, afin de donner les moyens à chacun de développer ses compétences et de faire en sorte que les objectifs de l’entreprise soient atteints.

En effet, chaque collaborateur a besoin de recevoir des feedbacks sur son travail, ses résultats et sa posture.

Nous distinguons 3 types de feedbacks très importants : Recadrer, Féliciter et Motiver.

Recadrer

Accompagner ses collaborateurs peut parfois nécessiter de les recadrer. Ce feedback est important lorsqu’un employé présente un comportement inapproprié ou un résultat engendrant un dysfonctionnement dans l’équipe, l’organisation ou auprès des clients.

Il est donc important pour le manager de savoir prendre des mesures pour recadrer l’employé de manière constructive. L’objectif est de rappeler au collaborateur, le cadre et les valeurs de l’équipe, puis de trouver avec lui de nouvelles solutions afin d’améliorer ce comportement.

Tips de Lucie, Head of Recruitment Elitys : « Pour ma part, j’utilise la méthode i-DESC. Il s’agit d’une approche efficace dans ce type de cas ».

Introduire

Il s’agit de vérifier la disponibilité du collaborateur pour susciter son attention : « J’ai besoin de te parler d’un sujet important. Est-ce que c’est le bon moment pour toi ? ».

Décrire

Cette étape consiste à clarifier les impacts négatifs du comportement ou de la performance du collaborateur. Le manager doit ainsi expliquer comment le comportement ou la performance du collaborateur affecte les autres membres de l’équipe ou l’entreprise dans son ensemble. Seuls les faits comptent, ni opinions, ni jugements ne doivent être émis. Il est donc important de donner des chiffres, des dates et des exemples concrets.

Exprimer

Il s’agit pour le manager, d’exprimer son ressenti, mais également de comprendre les émotions du collaborateur vis-à-vis de la situation. Le manager doit montrer de l’empathie, prendre en compte les sentiments de son interlocuteur et faire preuve d’écoute active.

Solutions

Il s’agit de proposer des idées de changement 3 temps, en impliquant le collaborateur :

• Niveau 1 : « Que proposes-tu ? »
• Niveau 2 : « Je te suggère de… ça te permettra de… Qu’en dis-tu ? »
• Niveau 3 : « Je te demande de 1)… 2)… 3)… »

Conclure

Cette étape consiste à « contractualiser » en élaborant un plan pour aider le collaborateur à atteindre l’objectif fixer. On y spécifie les tâches de chacun, les délais et les outils. Il est également intéressant de mettre en avant les bénéfices, pour l’interlocuteur, à élaborer ce plan d’action.

Cet outil de communication permet au manager de recadrer le collaborateur de manière constructive, tout en s’assurant que les besoins de ce dernier sont pris en compte.

Féliciter

La reconnaissance et la félicitation des performances d’un collaborateur sont essentielles pour maintenir un environnement de travail positif et productif. Cela, en montrant au collaborateur les résultats positifs atteints grâce aux qualités déployées.

L’objectif est de l’encourager à continuer dans cette voie, lui montrer les impacts positifs de ses actions sur l’organisation, sur l’équipe, ou encore sur l’ambiance. Il pourra ainsi prendre davantage confiance en lui et en ses compétences.

Tips de Lucie, Head of Recruitment Elitys : « Pour ma part, j’utilise la méthode i-DEFT. Il s’agit d’un outil efficace pour aider les managers à féliciter leurs employés de manière précise et efficace ».

Introduire

Il s’agit de vérifier la disponibilité du collaborateur pour susciter son attention : « J’ai besoin de te parler d’un sujet important. Est-ce que c’est le bon moment pour toi ? »

Décrire

Le manager explique précisément comment la performance du collaborateur a eu un impact positif sur l’équipe ou l’entreprise. Par exemple : « Ton travail a permis à l’équipe de terminer le projet en avance, et ainsi de livrer le produit à notre client avant la date limite. Le client est très content. »

Exprimer

Le manager exprime son ressenti et les effets que les actions du collaborateur ont sur lui ou sur l’entreprise.  Cela, afin de montrer qu’il a remarqué et apprécié les efforts de ce dernier. Par exemple : « Ta capacité à gérer le temps et les ressources a permis d’optimiser le processus de production et de réduire les coûts de production. »

Formaliser

Amener le collaborateur à formaliser ses pratiques afin qu’il puisse se rendre compte de son évolution et ensuite les transposer. Par exemple : « Comment t’y es-tu pris pour… ? Qu’as-tu fait différemment ? »

Transposer

Cette étape consiste à amener le collaborateur à réfléchir sur la manière de transposer ses pratiques à d’autres domaines. Par exemple : « Dans quels domaines peux-tu transposer ces nouvelles pratiques ? Avec qui peux-tu les partager ? ».

Motiver

Bien accompagner ses collaborateurs passe également par la capacité à les motiver. Si vous percevez une baisse de motivation chez l’un de vos collaborateurs, il peut être nécessaire d’organiser un échange sur le sujet. L’objectif lors de cet entretien est de créer le dialogue, à la fois pour montrer l’attention que vous portez à vos équipes, mais également pour comprendre la raison du changement de ses comportements.

La reconnaissance, la participation, ou encore les feedbacks peuvent être des moteurs de motivations selon les personnes.

Vous déploierez vos qualités d’écoute active et de neutralité afin de permettre à votre collaborateur de trouver des solutions et ainsi, d’être épanouis au travail.

Tips de Lucie, Head of Recruitment Elitys : « Les sources de motivations sont différentes selon les personnes. A mon sens, il est primordial d’identifier les sources de motivation de chacun pour mieux cibler les solutions à apporter ».

Conclusion

Pour finir, voici un rappel des étapes à suivre lors de vos entretiens et ainsi, accompagner au mieux vos collaborateurs :

• Il est essentiel que vous ayez, pour chaque entretien, un objectif précis, défini à l’avance.
• Démarrez par une entrée en matière positive et directe, qui donnera le ton pour créer un climat de confiance, propice au dialogue et montrer votre envie à trouver des solutions.
• Rappelez ensuite le cadre de travail, les principes, les consignes, l’objectif avec lesquels le collaborateur travaille.
• Complétez avec une phase d’échanges afin d’écouter votre collaborateur et de lui laisser suggérer des actions à mettre en place. « Comment as-tu fait pour atteindre ce résultat positif ? » ou « quelles solutions réalisables tu envisages pour faire évoluer ton résultat ? »
• Toujours conclure en résumant ce qui a été dit et en soulignant les engagements et les impacts positifs pour chacun « ce nouveau comportement te permettra de retrouver de la confiance, moi, en tant que manager je pourrai te déléguer de nouvelles missions ».
• Annoncer un suivi pour concrétiser cet engagement et valider dans le temps la mise en action « je te propose un prochain point la semaine prochaine pour mesurer la mise en place des changements ».